כאשר מתכננים אירוע, בין אם מדובר באירוע עסקי, אירוע פרטי, אירוע חברה, אירועי קידום מכירות או כנסים מקצועיים, חשוב לתכנן את האירוע בצורה המקצועית ביותר. תכנון מקצועי ומדוקדק הכרחי להפקת אירוע או כנס ברמה גבוהה ואיכותית, כך שינחל הצלחה בהשגת מטרתו. הפקת כנסים או הפקת אירועים מקצועית, נעשית בדרך כלל באמצעות חברת הפקות המתמחה בהפקת סוגים שונים של אירועים.
כנסים ואירועים עסקיים
ארגון אירוע עסקי יכול להיות אירוע הקשור לעסקי החברה ואליו מוזמנים בדרך כלל אנשי עסקים, או כנס מקצועי עבור מומחים בתחום בו מתמקד הכנס. ארגון אירוע או כנס עסקי חייב להיות מדויק ומקצועי, והוא כולל בחירת מקום לעריכת הכנס (מלון, מרכז אקדמאי, אולם מסוים, וכד'), סגירה מול המקום לגבי תאריכים ושימוש באולמות, הגשת כיבוד וארוחות, תיאומים עם עורכי הכנס והמרצים בו, סידור מקומות ישיבה במידת הצורך, סידור האולמות, מיתוג הכנס או האירוע, מתנות לאורחים, עריכת הלו"ז, שמירת מקומות חנייה, ועוד. כל הארגונים והתיאומים הללו דורשים הפקה מקצועית שדואגת לכל הלוגיסטיקה והטכניקה, ושיודעת לתת מענה גם בעת תקרית לא צפויה בזמן אמת.
אירועים פרטיים
אירועים פרטיים יכולים לכלול אירועים אישיים כמו בר/ בת מצווה, חתונה, ברית מילה, יום נישואין וכיוצא באלה, או אירועי חברה פרטיים המיועדים ללקוחות החברה, או לעובדי החברה (או גם וגם). כמו כן אירועים פרטיים יכולים להיות בסגנון של מסיבה באולם, אירוע גיבוש בטבע, כנס מקצועי עבור העובדים, אירוע קונספט ללקוחות קיימים ופוטנציאלים ועוד. כל אירוע כזה חייב להיות מאופיין מבחינת הנושא שלו, האורחים המוזמנים אליו, האופי של האירוע ושל המשתתפים בו, והסגנון של האירוע.
כך למשל אירוע בעל אופי קליל יותר כמו יום גיבוש לעובדים, יכול להיות לדוגמא אירוע בסגנון "המירוץ למיליון" או סדנאות חווייתיות בטבע, או יריד בנושא מסוים.
אירוע פרטי אישי הוא בדרך כלל אירוע באולם, אבל גם פה, במקרה למשל של בר מצווה ניתן לערוך אירוע חוויתי ואטרקטיבי בטבע, או אירוע אקסטרים, בהתאם לרצונות המשפחה.
אירוע בעל אופי רשמי יותר נכנס בדרך כלל לקטגוריה של אירועים עסקיים והוא לרוב כולל אירוע מעונב יותר שיכול להיות ארוחת ערב רשמית, מופע מיוחד וכד'.
בכל מקרה, כדי להוציא אל הפועל אירוע מוצלח ובעל משמעות חיובית עבור המארגנים וגם עבור האורחים, חשוב להיעזר באנשי מקצוע שיודעים ומכירים את מלאכת הפקת האירועים על בוריה ויכולים להפיק אירוע ברמה גבוהה, תוך התחשבות בצרכים וביכולות של הלקוח.
מדוע חברת הפקות?
לכאורה, כל אחד שיש לו יכולת לוגיסטית, יכול להפיק אירועים. אם כך, מדוע קיים צורך בחברת הפקות מקצועית שתארגן את האירוע?
ראשית כל, הפקת אירועים או הפקת כנסים עשויה להיות מסובכת יותר ממה שנראה. זה לא רק לארגן ולתכנן ולתאם (שגם הן עבודות לא פשוטות), אלא גם לדאוג שהכל נמצא במקום הנכון ובזמן הנכון. לתפעל את האירוע גם לפני שהוא מתקיים וגם תוך כדי התרחשותו. לטפל בבעיות שצצות בזמן אמת ולמצוא פתרונות יצירתיים תוך כדי פעולה. חברת הפקות בה עובדים מפיקים מנוסים ומקצועיים יודעים כיצד לטפל בעניינים מעין אלו בצורה הטובה ביותר.
שנית, בדרך כלל לחברות הפקות ישנם קשרים והנחות עם בעלי עסקים ועם ספקים, שיכולות להוזיל את עלות האירוע. כמו כן, אם למשל מתכוונים להביא אמן או מרצה מבוקש לכנס או לאירוע מסוים, לעיתים הקשר איתו דרך חברת הפקות הינו קל וזמין יותר מאשר באופן עצמאי, גם אם מדובר בחברה גדולה המארגנת את האירוע. לכן, חשוב להיעזר בחברת הפקות שתוכל להוציא מהכח אל הפועל את כל מה שתכננתם לאירוע שלכם.
מה כדאי לבדוק לפני שבוחרים חברת הפקת אירועים?
כשמחפשים חברת הפקות אירועים כדאי לחפש חברה אמינה ומוכרת, שיש בידה כבר ניסיון עם הפקת אירועים שונים בסגנונות שונים עבור סוגים שונים של לקוחות. מומלץ להתרשם מהאירועים שהחברה מפיקה (ואולי אפילו לבקר באחד), ולדבר עם לקוחות החברה לגבי שביעות הרצון שלהם מהחברה.
לאחר שבחרתם חברה כזו, יש לקבוע כללים ברורים להתנהלות מול החברה, לתאם ציפיות, ולתכנן ביחד אירוע שיענה על הצרכים והיכולות של החברה המארגנת. חברת הפקות מקצועית תעניק לכם שירות מקצועי ואישי ותלווה אתכם לאורך כל האירוע.